자유롭게! 협업을 위한 동기화와 연동까지!(feat. 물량산출, 스프레드시트) [구글 Spreadsheet 기본] 엑셀 온라인 공유를

 엑셀은 여러가지 편리한 도구이지만 회사에서 물량 산출 등에 써보니 협업과 동기화되는 부분이 아직은 불편하더라고요. 그래서 준비를 했습니다. 스타트업 시절, 구글 스프레드로 작업할 때는 전혀 느끼지 못했던 엑셀 형식 파일의 동기화와 연동에 대해 알아봅시다!그리고 최종적으로 온라인에서 구글 Spreadsheet에서 배포를 하는 방법과 다시 엑셀(Excel)로 변환해서 오프라인에서 배포를 하는 방법까지 알아보겠습니다. 기본편이라서 매우 쉽습니다.

스타트업 때는 언제 어디서나 일할 수 있는 환경을 중요시 했기 때문에 엑셀을 거의 하지 않았습니다. 구글 계정 하나로 완벽하게 동기화돼 공유하기 좋은 구글 스프레드시트만 썼는데, 설계회사에 입사해보니 이미 엑셀을 쓰는 체제가 깊숙이 깔려 있었습니다. 그래서 저도 회사에서는 엑셀을 할 수 밖에 없었어요. 그러면서 몇 가지 장점도 알게 되었지만 아직 불편함이 더 컸습니다. 그 불편함 중 하나는 여러 엑셀 파일이 서로 값을 참조하는 경우였습니다.(물량을 산출할 때, 특히!) 값을 업데이트하는데 시간이 오래 걸리고, 참조 파일의 위치를 옮길 경우 아래 이미지와 같이 오류가 발생하여 수치가 맞는지 확인하기가 번거롭다는 단점이 있었습니다.

회사 엑셀에서 가장 흔히 볼 수 있는 실수.구글 스프레드시트에서는 그런 번거로움이 없었어요. 온라인 기반이기 때문에 값을 편집하면 바로 반영이 되고 저장까지 할 수 있습니다. 파일을 삭제하지 않는 한, 파일의 온라인 주소는 그대로이기 때문에, 상기의 이미지와 같이 접속을 찾을 수 없는 에러는 발생하지 않습니다. 공유할 때도 링크만 보내면 끝이에요. 다른 파일을 참조할 경우에도 파일을 여는 즉시 동기화가 되며, 수정내역까지 조회가 가능하기 때문에 확인이 쉽습니다.

그럼 소개는 이제 그만하고 시작하겠습니다. 이번에도 4단계로 끝납니다:0

1. 엑셀 파일 스프레드시트(Spreadsheet)로 변환하다 2. 콜라보레이션을 위해 초대하다(전체 제한 공유) 3.시간별 변경 내역을 확인하다 4. 다시 엑셀로 변환하여 다운로드하기

1단계: 엑셀 파일을 구글 스프레드시트로 변환하다

스프레드시트에 들어가야죠?

들어가면 상단에 저런 구역이 나옵니다.비활성화를 클릭하여 스프레드시트를 하나 생성해 주세요!

상단메뉴에서 파일찾기를 누릅니다.그리고 새로 표시된 창에서 업로드 기기의 파일 선택을 누른 후 원하는 파일을 선택합니다.

이런 창이 나옵니다. 여기서 스프레드시트 전환을 선택한 후 데이터 취득 클릭! 에서는 스프레드시트가 알아서 변환해 줍니다.

아래 탭 부분과 필터 설정까지 완벽하게 획득하였습니다!2단계 : 콜라보레이션을 위한 초대(전체 공유, 제한된 공유)

Google에 등록된 계정의 경우(메일이 아니더라도 Google 등록시 사용한 메일이면 됩니다!) 메일을 입력하면 공유됩니다. 올바른 계정을 입력한 경우 이렇게 하단에 창이 나타납니다. 클릭해주세요!

그러면 이렇게 공유창이 나오고 편집자라고 적혀있는 부분을 누르면 얼마나 공유할지 선택할 수 있습니다.뷰어: 단순히 보기만 가능합니다. 다운로드 및 복사는 바로 아래에서 설명하는 추가 설정에 따라 가능합니다. 의견 작성자: 뷰어와 크게 다르지 않지만 각 셀에 의견을 달아 작성자나 다른 공유자와 토론할 수 있습니다.편집자 : 작성자와 동일한 권한을 가집니다. 수정과 공유는 가능하지만 작성자가 일부 제한할 수도 있습니다.

그 바로 위에 있는 설정 버튼을 누르면 아래와 같은 상세 내용도 설정할 수 있습니다.

위 체크: 편집자가 다른 편집자나 댓글 – 아래 체크: 뷰어나 댓글 작성자가 직접 스프레드시트를 편집할 수는 없지만 다른 곳에 퍼가기 할 수 있습니다.

중요한 정보가 지나치는 것을 방지하기 위해서는 보통 둘 다 지워두는 것이 좋지요?

상대방은 아래와 같이 메일이 옵니다.

저기서 스프레드시트에서 열기를 누르면 파일을 확인할 수 있습니다.

왼쪽 상단에 댓글 전용이라고 써있어요. 주석만 입력할 수 있습니다. 어떤 자료에 대한 피드백을 줄 수 있죠.오른쪽 상단에는 현 문서를 보고 있는 사람이 나옵니다. 콜라보레이션 할 경우에 동시 작업인지 어떤지를 확인할 수 있습니다.만약 보고 있는 엑셀 시트를 수정하면 바로 연동되어 동기화하기 때문에 바로 확인할 수 있습니다.저 둥근 프로필 사진에서 맨 오른쪽 버튼을 누르면 즉석에서 채팅도 가능합니다.

셀에 마우스 우클릭을 하시면 이렇게 멘트할 수 있는 창이 나옵니다.

댓글 버튼을 누르면 나오는 댓글을 다는 화면

댓글 작성하면 저렇게 보일 거예요!주석문이 작성된 셀에는 오른쪽 상단에 노란색으로 작은 표시가 나타납니다.마우스를 터치하면 상단의 이미지처럼 내용 확인이 가능합니다.(해당 셀을 선택하면 셀이 노랗게 바뀌어 쉽게 알아볼 수 있습니다!)

또한 그 아래 댓글을 달고 토론을 진행할 수도 있으며, 오른쪽 상단의 체크를 누르면 완료된 토론으로 전환되며, 댓글은 사라집니다.우측 상단의 ‘댓글 이력 보기’ 버튼을 누르면 과거 댓글 내용을 확인할 수 있으니 걱정 안하셔도 됩니다!

@에서 태그해서 댓글을 달면 상대방한테는 이렇게 문자로 알림이 오는 거예요.

하지만 만약 상대방에게 구글 아이디가 없다면! 어떻게 해야 할까요?

간단합니다. 아까 공유창에서 저 아래 링크 복사를 클릭하시면 됩니다.그러면, 스프레드시트의 공유 설정이 링크 첨부 유저로 바뀌어, 링크가 카피됩니다.나머지는 카카오 톡이나 이메일, 이메일 등으로 그 링크를 전달하기만 하면 됩니다.하지만 이렇게 공유되면 해당 링크의 모든 사람이 볼 수 있게 되므로 보안상의 주의가 필요합니다!

3단계 : 시간별 변경내역 확인
계속해서 협업을 하다 보면 공유한 파일을 상대방이 임의로 변경하는 경우가 있습니다.이럴 때는 기본적으로 확인이 필요합니다. 그럼 뭐가 달라졌는지 어떻게 알까요?

간단합니다. 파일 – 버전이력 – 버전 기록을 보기를 클릭하세요!그러면 날짜별로 변경사항을 확인할 수 있는 창으로 전환됩니다.

우측 창에 있는 변경일을 클릭하면 당시 수정전 상태를 확인할 수 있습니다.그리고 오른쪽 하단에 변경사항 표시를 체크를 하면 변경사항이 초록색으로 칠해져 나옵니다.저는 정렬 순서를 바꾸었더니 전체가 녹색으로 칠해져 나오네요!버튼을 해제하면 아래 이미지로 보입니다.

치명적인 실수를 해서 되돌아가고 싶을 때는 왼쪽 상단의 ‘복원’ 버튼을 누르세요. 경고문이 한 번 나오고 복원을 누르면 새로 수정한 부분은 사라지고 이전 버전으로 돌아갑니다.개인적으로는, 이 기능을 사용하기 전에, 원래대로 되돌리고 싶은 부분만 따로 카피해 두는 것을 추천합니다. 복원과 수정을 반복하다 보면 어떤 것이 최신 파일인지 헷갈리고 원하지 않는 부분이 예상외로 바뀔 수도 있습니다. 협업을 하는 경우 곤란한 상황이 발생할 수 있어요.

4단계 : 다시 엑셀로 변환하여 다운로드 받기
마지막으로 다시 엑셀로 변환하는 단계. 사실 웹에서 공유를 하면서 지속적으로 콜라보레이션을 하는 거라면 이 스텝은 필요 없습니다. 회사에서 내부적으로만 보관하고 싶거나 어딘가에 정해진 서식으로 제출해야 하는 경우에만 따라서 하시면 됩니다. 설명도 필요없을 정도로 아주 간단합니다.

그래프도 가져올 수 있다는 것을 보여주기 위해 예시를 다른 파일로 바꿨어요.파일 – 다운로드 – Microsoft Excel(.xlsx)로 다운로드 받으면 끝!Google 스프레드시트에서 설정한 필터, 탭, 셀 설정, 메모 등이 모두 그대로 엑셀 파일로 전환됩니다.단, 스프레드시트에서만지원되는체크박스의경우에는값으로변환이되고엑셀과구현방식이다른그래프의상세설정은그대로유지되지않기때문에다시확인하셔야합니다.

html로 다운받아서 연 화면(기존 스프레드시트 파일과 거의 똑같다!) 여기서 정말 놀라운 것은 웹페이지(.html)로도 변환된다는 것! 아시다시피 홈페이지를 만들고 그 서버 파일에 저다운로드 받은 html 파일을 포함하면 그래프와 엑셀 시트를 그대로 내 홈페이지에 넣을 수 있습니다. 게다가 단순히 그림이 아닌 그래프 속성을 가지고 있고 스프레드시트처럼 값을 조회할 수도 있습니다. (실제 코딩으로 구현해서 만들기엔..) 너무 피곤하죠?

기본 단계이기 때문에 비교적 간단한 내용을 다뤘는데 어떠셨나요?
다음 포스팅에서는 여러 엑셀 파일을 이용해 서로 값을 참조하는 방법과 웹 페이지 정보를 쉽게 가져오는 방법을 함께 다루겠습니다!
PS. 만약 스타트업 근무나 업무구조가 간단한 분이라면 이 방식을 추천합니다. 앞서가는 이유 때문에 엑셀보다는 구글의 스프레드시트가 훨씬 편리하기 때문입니다. 다만 대기업과 업무 방식이 오랫동안 유지되어 왔다면 바꾸는 비용과 어려움이 상당할 것으로 생각하기 때문에 섣불리 추천드릴 수는 없습니다.만약에 업무에서 사용한다면, 저는 개인적으로 구글 스프레드 형식의 파일을 최종 완성판으로 만들고 필요한 경우에만 오프라인 엑셀로 전환하는 방식을 권합니다. 향후 수정과 관리가 매우 편리합니다.
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